Tips voor overzicht in je digitale werkomgeving

Ken je dat, eindeloos veel digitale mapjes? In alle mapjes staat wel iets. Hoe langer je thuiswerkt, hoe meer je het overzicht in je digitale werkomgeving verliest. Je maakt overal mappen voor aan, met de intentie om het voor jezelf overzichtelijk te houden, maar vervolgens raak je eigenlijk vooral het overzicht kwijt.

Als je steeds in verschillende mappen moet zoeken waar je iets ook alweer hebt opgeslagen, dan komt dit je timemanagement ook niet echt ten goede. Het is goed om gebruik te maken van de matrix van Covey, zodat je vier overzichtelijke mappen hebt voor de taken die je nog moet doen. De matrix bestaat uit vier kwadranten. Wij vertellen je meer over deze vier kwadranten, dus mappen op je computer.

Kwadrant 1 heeft de hoogste prioriteit

Het eerste kwadrant, dus de eerste map, bevat alle taken die zowel urgent als belangrijk zijn. Heb je taken met een korte, absolute deadline? Dan vallen deze taken in dit kwadrant. Klachten die per direct behandeld moeten worden en problemen die per direct opgelost moeten worden vallen ook binnen dit kwadrant. Eigenlijk vallen hierin alle taken die heel belangrijk zijn en die echt binnen heel korte tijd moeten worden uitgevoerd.

Kwadrant 2 is alleen belangrijk

De taken die in kwadrant 1 staan zijn dus zowel urgent als belangrijk. De taken die je in kwadrant 2 plaatst zijn enkel belangrijk, dus niet urgent. Van alle kwadranten van de matrix is dit de meest belangrijke. Hierin staan namelijk alle taken die belangrijk zijn om uit te voeren, maar die niet per se direct uitgevoerd hoeven te worden. Je hebt dus wat meer ruimte om deze taken uit te voeren, waardoor je ze beter kunt plannen.

Kwadrant 3 is voor jou niet belangrijk

Voor jouw dagelijkse werkzaamheden zijn eigenlijk alleen de eerste twee kwadranten belangrijk. Dit derde kwadrant bevat zaken die voor jou niet belangrijk zijn, maar die wel urgent zijn voor iemand anders. Een collega wil dat jij een taak van hem of haar overneemt. Dit is voor de collega urgent, want de taak moet uitgevoerd worden. Voor jou is het niet belangrijk, want het is jouw taak niet. Voer taken uit kwadrant 3 dus alleen uit wanneer je hier ruimte voor hebt. Zeg niet overal ja op, want zo raak je steeds meer ruimte kwijt uit kwadranten 1 en 2.

Kwadrant 4 moet je zo veel mogelijk vermijden

Tot slot is er kwadrant 4 en deze wil je zo veel mogelijk uit de weg gaan. Hierin staan taken die niet belangrijk en ook niet urgent zijn. Vaak vallen afleidingen hieronder. Een mailtje met een onbelangrijke boodschap is niet belangrijk en niet urgent, maar stoort je wel bij het uitvoeren van taken uit kwadranten 1 en 2. Je smartphone pakken om ‘even’ je social media te checken is ook iets dat in dit kwadrant valt. Blijf zo ver mogelijk bij afleidingen vandaan om ervoor te zorgen dat je voldoende tijd en focus hebt om al je taken uit de eerste twee kwadranten op tijd en op niveau af te ronden.

Plan communicatiemomenten in

Mailtjes, appjes of belletjes van collega’s kunnen belangrijk zijn, maar zijn dit lang niet altijd. Het is daarom belangrijk om altijd goed aan te geven wanneer je bereikbaar bent en wanneer niet. Op de momenten dat je eigenlijk niet bereikbaar bent, ben je alleen beschikbaar voor noodgevallen. Plan dus goede communicatiemomenten in en stem alles goed af met collega’s. Wil je hierin ondersteuning van een communicatietalent? Dan kun je natuurlijk bij ons terecht. Wij vinden het juiste talent voor in jouw team. Benieuwd? Neem dan gerust contact met ons op.