Tips om effectief te communiceren met je team op afstand

De coronacrisis zorgt er nog altijd voor dat veel teamleden los van elkaar moeten werken, in hun eigen thuisomgeving. Het is dan makkelijk om het echte teamgevoel te verliezen, zeker nu het allemaal zo lang duurt. De onderlinge communicatie gaat er niet altijd op vooruit. Communiceren is immers veel makkelijker wanneer iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt en je ook elkaars lichaamstaal kun lezen. Hoe zorg je nu voor een effectieve communicatie met je team als iedereen zich thuis bevindt? Communicatiemensen.nu geeft je 5 handige tips om de teamcommunicatie op afstand effectief te laten verlopen.

1. Vraag om duidelijkheid

Gesproken woorden komen heel anders over dan geschreven woorden. Dit is logisch. Geschreven woorden bevatten niet de gevaren en de klanken die eigenlijk wel bij de boodschap horen. Ontvang je een appje, een chatbericht of een mailtje en is de boodschap niet helemaal duidelijk? Pak de telefoon op en vraag om opheldering. Hier bereik je meerdere voordelen mee. Je spreekt elkaar even persoonlijk, waardoor er meer verbondenheid ontstaat. De boodschap wordt direct duidelijker en je geeft een goed signaal af dat de communicatie in het vervolg beter moet om het goed te kunnen begrijpen.

2. Ga met elkaar videobellen

Telefonische gesprekken zijn al beter dan geschreven berichten als het om duidelijke communicatie gaat. De toon waarop iets gezegd wordt maakt veel duidelijk en dit kan niet bij een geschreven bericht. Maak de communicatie nóg effectiever door te videobellen. Zo kun je ook de eventuele handgebaren of gezichtsuitdrukkingen zien tijdens het gesprek. Dat maakt de communicatie optimaal duidelijk voor iedereen. Wij gebruiken zelf MS teams en dit werkt erg goed!

3. Houd het teamgevoel sterk

Een sterk teamgevoel is belangrijk bij het bereiken van goede teamprestaties. Wanneer alle teamleden thuis zitten, kan het teamgevoel snel vervagen. Hierdoor wordt de communicatie ook slechter. Het ‘aan een half woord genoeg’ verdwijnt op den duur. Voorkom dit door het teamgevoel sterk te houden. Dit doe je door niet alleen over werk te communiceren met elkaar, maar door ook fijne small talk momenten in te plannen. Zo blijven de teamleden beter met elkaar verbonden en blijft de communicatie optimaal.

4. Zo veel mogelijk 1-op-1 contact

Stel, je hebt een bepaalde gegevens nodig en je weet welk teamlid deze gegevens in zijn of haar bezit heeft. Dan is het altijd beter om 1 op 1 contact met deze collega tot stand te brengen dan dat je om het rapport vraagt in een teamchat, zoals een WhatsApp groep. Van de 10 groepsleden zijn er 8 personen die helemaal niets kunnen met jouw bericht, maar die er wel door afgeleid worden. Alleen jij en de persoon die de gegevens heeft hebben iets aan het bericht. Voorkom verwarring of onnodige berichten door zo veel mogelijk 1-op-1 contact te hebben met de juiste personen.

5. Communiceer zo duidelijk mogelijk

Communicatie op afstand brengt een belangrijke uitdaging met zich mee. Het is namelijk belangrijk om te voorkomen dat een boodschap op twee (of meer) manieren kan worden geïnterpreteerd. Wees daarom zo duidelijk en expliciet mogelijk in je communicatie, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Zo zorg je ervoor dat jij direct krijgt wat je nodig hebt en dat anderen niet veel tijd kwijt zijn aan het uitzoeken wat je nu precies wilt. Dat maakt de communicatie op afstand een stuk effectiever.

Schakel een communicatieprofessional in!

Voor velen gaat de periode van thuiswerken nu misschien wel erg lang duren. Helaas is het einde nog niet in zicht en veel bedrijven merken dat de communicatie sterk achteruit gaat. Wil jij de communicatie op afstand verbeteren voor je team(s) en heb je hier professionele ondersteuning bij nodig? Schakel dan een interim communicatieprofessional in via Communicatiemensen.nu. Neem direct contact met ons op.