Interne communicatie optimaliseren: 6 do’s!

Een goede interne communicatie binnen een organisatie is altijd al belangrijk geweest. Je wilt maximale prestaties neerzetten als teams en dit lukt niet zonder een effectieve interne communicatie. Verloopt de communicatie niet altijd even goed? Dan kun je zelf meerdere stappen ondernemen om de interne communicatie te optimaliseren. In dit blog geven wij je graag 6 tips!

1. De interne communicatie analyseren

Alles wat goed werkt begint met een plan. Voor het intern communiceren is dit niet anders. Analyseer eens hoe alles nu verloopt en stel vast waar de pijnpunten zich bevinden. Op basis hiervan kun je, samen met medewerkers, een plan opstellen dat zorgt voor verbetering. Zorg er ook voor dat iedereen op de hoogte is van het plan, zodat iedereen zich aan dezelfde richtlijnen houdt.

2. Vraag proactief om feedback

We leven tegenwoordig in een echte feedback-wereld. Feedback is alles, zeker binnen organisaties die het maximale willen halen uit alles wat zij doen. Dit kan alleen wanneer er veel aandacht voor feedback is. Is er nu nog geen ruimte voor feedback binnen jouw organisatie? Ga er dan zeker mee aan de slag. Het is namelijk ook dé manier om ervoor te zorgen dat iedereen in de organisatie zich gehoord voelt. Eerlijke en respectvolle feedback is onmisbaar voor een optimale interne communicatie.

3. Wie draagt welke verantwoordelijkheid?

Misschien komt het je bekend voor. Afdeling A heeft een probleem en vraagt afdeling B om een oplossing. Deze heeft de oplossing niet en verwijst afdeling A door naar afdeling C. Ook hier komt de vraag niet helemaal op de juiste plek terecht, maar afdeling C weet wel welke afdeling hier verantwoordelijk voor is.. of toch niet? De lijn van communicatie wordt op deze manier onnodig lang en tijdrovend. Zorg ervoor dat iedereen weet wat anderen doen en waar de verantwoordelijkheden liggen.

4. Pas de juiste tools toe

Er zijn meerdere tools die helpen bij het versterken van de interne communicatie. Het kan zijn dat een goed narrowcasting systeem, met informatieschermen, goed past bij jouw organisatie. Binnen andere organisaties is een teamchat veel interessanter. Ontdek de mogelijkheden om tools toe te passen voor het verbeteren en versnellen van interne communicatie en kies de tools die perfect aansluiten op jouw bedrijf.

5. Communiceer met de juiste personen / groepen

Binnen ieder bedrijf zijn meerdere groepen. Dit kunnen afdelingen of teams zijn, maar het kunnen ook personen zijn met eenzelfde of vergelijkbare positie. Communiceer een boodschap uitsluitend met personen of groepen die belangrijk zijn voor de betreffende boodschap. Bied een bericht alleen aan het team aan waarvoor het bericht bedoeld is en niet aan alle teams. ‘Wie de schoen past’ werkt niet met interne communicatie. Dit zorgt voor te veel verwarring en verlies van kostbare tijd.

6. Verwijder de ‘doorgeefluikjes’ uit het communicatieproces

De directie wil iets mededelen aan het personeel op de werkvloer. De boodschap wordt door de directie doorgegeven aan de directie assistent. Deze geeft het door aan de manager, die het op zijn of haar beurt weer doorgeeft aan de teamleiders. De teamleiders brengen de boodschap vervolgens over aan de personen voor wie het daadwerkelijk bedoeld is. Het risico is groot dat de boodschap onbedoeld veranderd is, bijvoorbeeld door onduidelijke communicatie door één van de tussenliggende partijen. Daarnaast duurt het erg lang voor de boodschap aan iedereen is overgebracht. Verwijder alle doorgeefluikjes en organiseer een meeting tussen directie en vloermedewerkers.

Optimaliseer de interne communicatie voortdurend

Er komen voortdurend meer mogelijkheden bij om interne communicatie te optimaliseren. Het is daarom belangrijk om er aandacht aan te blijven besteden. Zo zorg je ervoor dat de interne communicatie altijd goed verloopt en daarmee bereik je succes. Zoek jij een communicatieprofessional dat je kan helpen bij het verbeteren van de interne communicatie? Deze vind je bij Communicatiemensen.nu. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!