5 redenen waarom online vergaderen zwaarder voelt

Online vergaderen is niet nieuw meer. Al enkele jaren worden er online vergaderingen georganiseerd. De laatste maanden is dit fors toegenomen door al het thuiswerken. Echter, af en toe een fysieke meeting is wel even iets anders dan alle vergaderingen online organiseren en bijwonen.

Velen ervaren online vergaderingen als veel zwaarder en vermoeiender dan fysieke vergaderingen op locatie. Hoe komt dit? Wij geven je 5 redenen waarom dit zo aanvoelt.

1. Je doet meerdere dingen tegelijk

Zit je in een fysieke meeting op locatie? Dan is het heel onbeschoft om  even een appje te sturen naar iemand of om even een mailtje te tikken. Dit doe je dus niet. In plaats daarvan staar je in de leegte en droom je even weg, even ontspannen. Online vergaderingen zorgen ervoor dat je juist meerdere dingen tegelijk gaat doen. Andere deelnemers zien het niet als je even een app of mail stuurt, je agenda checkt of alvast een takenlijstje schrijft. Je gaat dus sneller multitasken tijdens een online meeting en daar word je vermoeider van.

2. Online vergaderingen zijn chaotischer

Het is niet netjes om tijdens een vergadering door elkaar heen te roepen. Dit doen we dan ook niet. Maar, het is veel makkelijker om te zien wie iets wil zeggen als je allemaal aan eenzelfde tafel zit dan wanneer iedereen thuis zit. Het gebeurt bij online vergaderingen dus onbedoeld vaker dat mensen door elkaar heen praten, op verkeerde zaken inhaken en doorgaan over onderwerpen die eigenlijk niet op de planning stonden. Een voorzitter kan moeilijker de orde bewaren in een online omgeving, waardoor deze vergaderingen chaotischer zijn en dus ook meer vermoeiend.

3. Er is zeer veel afleiding

Normaal gesproken vindt een vergadering plaats in een enkele ruimte. Ben je niet eerder in de ruimte geweest? Je kijkt één keer goed rond en je hebt alles wel gezien. Vergaderruimten zijn netjes, eenvoudig ingericht en zonder al te veel poespas. Nu kijk je ineens naar alle werkplekken, keukens en woonkamers van mensen die deelnemen aan de vergadering.

Iedere omgeving is anders, dus je ziet veel nieuwe dingen. Je ziet dingen die je verrassen, verbazen of die je misschien niet zo bevallen. Daarnaast hoor je geluiden die je afleiden, zoals een blaffende hond, een koekoeksklok of een deurbel. Kortom; bij iedereen thuis gebeurt er van alles en is er van alles te zien. Dat betekent een overload aan informatie om te verwerken tijdens de vergadering en daar word je  moe van.

4. Echt alles moet besproken worden

Wanneer iedereen op kantoor aanwezig is, dan worden veel kleinere zaken al ‘tussen neus en lippen door’ besproken. Veel kleine dingen hebben wel aandacht nodig, maar zijn niet belangrijk genoeg om mee te nemen in een vergadering. Nu iedereen thuis werkt is er veel minder ruimte en gelegenheid om de kleine dingen even kort te bespreken. Alles moet dus mee worden genomen in de vergadering, waardoor er meer besproken moet worden dan gewoonlijk. De vergadering duurt langer en is intensiever.

5. Je moet veel meer zelf verwerken

Bij een vergadering komen emoties kijken. Dit is heel gewoon. Je kunt je storen aan wat een ander zegt, je kunt het met iemand eens zijn of je kunt zelfs boos worden om wat een ander aandraagt. In een normale vergadering maak je dergelijke emoties makkelijk kenbaar, al is het maar met een handgebaar of een gezichtsuitdrukking. Dergelijke zaken worden in een online meeting niet gezien en je wilt ook niet overal op reageren. Je kunt je emoties dus niet kwijt, waardoor ze gaan opstapelen en je dus vermoeider uit de vergadering komt.

Ondersteuning van een communicatietalent

Online vergaderingen voelen niet alleen zwaarder, ze zijn vaak zwaarder. Het kan wel een stuk prettiger verlopen als de communicatie goed georganiseerd wordt, zowel vooraf als tijdens en na de meeting. Een communicatieprofessional helpt! Wil jij tijdelijk of voor een langere periode een communicatietalent inzetten? Neem dan contact met ons op. Wij hebben zeker de juiste professional in huis voor jouw organisatie!